Архівне зберігання, упорядкування та юридичний супровід документів
Архівні послуги потрібні бізнесу, який хоче впорядкувати документи, звільнити офісний простір, зменшити ризик втрати важливої інформації, підготувати документи до перевірки, ліквідації, аудиту, суду або передачі на відповідальне зберігання.
Юридична компанія «Юдей» допомагає підприємствам, ФОП, власникам бізнесу, бухгалтерам, кадровим службам і керівникам організувати архів документів, провести архівну обробку, підготувати номенклатуру справ, описи, акти, внутрішні документи та впорядкувати зберігання важливої документації.
Ми поєднуємо архівний, юридичний, бухгалтерський і кадровий підхід, щоб документи були не просто складені в коробки, а могли бути використані під час перевірки, спору, аудиту, ліквідації або запиту державного органу.
Кому потрібні архівні послуги
Архівні послуги актуальні для компаній, у яких накопичились документи за кілька років діяльності, змінився бухгалтер, планується перевірка, ліквідація, продаж бізнесу або потрібно навести порядок у кадрових, бухгалтерських чи договірних паперах.
Послуга підходить:
• ТОВ, ФОП та приватним підприємствам;
• бухгалтерським службам;
• кадровим відділам;
• компаніям перед аудитом або перевіркою;
• бізнесу, який змінює офіс;
• підприємствам перед ліквідацією або реорганізацією;
• компаніям, які хочуть передати документи на зберігання;
• власникам бізнесу, які хочуть перевірити стан документації;
• організаціям із великим обсягом паперових документів;
• підприємствам, яким потрібен електронний архів.
Найбільша помилка — починати впорядкування документів лише тоді, коли вже прийшла перевірка, виник суд або потрібно терміново знайти старий договір, наказ чи кадровий документ.
Які проблеми вирішує архівне впорядкування
Документи бізнесу часто зберігаються хаотично: частина в офісі, частина у бухгалтера, частина в колишнього працівника, частина в електронній пошті або папках без системи. У критичний момент потрібний документ знайти складно або неможливо.
Архівні послуги допомагають вирішити такі проблеми:
• документи зберігаються без системи;
• немає номенклатури справ;
• відсутні описи справ;
• кадрові документи не впорядковані;
• бухгалтерські документи змішані з договорами;
• важко знайти первинні документи;
• частина документів втрачена;
• немає актів знищення документів;
• невідомо, які документи можна знищити, а які потрібно зберігати;
• архів займає багато місця в офісі;
• компанія готується до перевірки, аудиту або ліквідації.
Правильно організований архів — це не формальність, а інструмент захисту бізнесу.
Основні напрями архівних послуг
Архівне зберігання документів
Архівне зберігання документів дозволяє безпечно зберігати важливі папери, зменшити навантаження на офіс і забезпечити контрольований доступ до документів.
Ми допомагаємо організувати:
• підготовку документів до зберігання;
• систематизацію справ;
• маркування та опис документів;
• формування архівних коробок;
• облік переданих документів;
• підготовку внутрішнього реєстру;
• організацію відповідального зберігання;
• повернення або пошук документів за запитом.
Якщо компанія не має власного архівного приміщення, можна організувати позаофісне зберігання документів або підготувати документи до передачі спеціалізованому архівному сховищу.
Упорядкування архіву підприємства
Упорядкування архіву потрібне, коли документи вже накопичилися, але не мають чіткої структури.
До роботи може входити:
• розподіл документів за видами;
• формування справ;
• систематизація документів за роками;
• відокремлення кадрових, бухгалтерських, договірних і корпоративних документів;
• перевірка комплектності;
• підготовка описів справ;
• виявлення документів із різними строками зберігання;
• підготовка документів до архівного зберігання.
Це особливо важливо для компаній, які багато років працювали без архівної системи.
Номенклатура справ
Номенклатура справ — це основа правильного діловодства. Вона визначає, які документи створюються в компанії, як вони групуються, скільки часу зберігаються і як передаються до архіву.
Ми допомагаємо:
• розробити номенклатуру справ;
• адаптувати її під структуру компанії;
• визначити основні категорії документів;
• упорядкувати документообіг;
• підготувати внутрішні правила роботи з документами;
• зменшити ризик хаотичного зберігання.
Для компанії це дає зрозумілу систему: де зберігаються договори, первинні документи, кадрові накази, протоколи, акти, листування та інші важливі документи.
Архівна обробка документів
Архівна обробка потрібна перед передачею документів на зберігання, ліквідацією, перевіркою або створенням внутрішнього архіву.
Послуга може включати:
• сортування документів;
• формування справ;
• нумерацію аркушів;
• підготовку обкладинок;
• складання описів;
• перевірку комплектності;
• відбір документів для зберігання;
• підготовку актів;
• передачу документів на зберігання.
Архівна обробка допомагає перетворити хаотичний масив паперів на зрозумілу систему.
Зберігання кадрових документів
Кадрові документи мають особливе значення, оскільки вони можуть бути потрібні працівникам, державним органам, архіву або суду навіть через багато років.
Ми допомагаємо впорядкувати:
• накази про прийняття і звільнення;
• особові справи;
• трудові договори;
• табелі;
• кадрові накази;
• документи щодо відпусток;
• документи щодо зарплати;
• документи при ліквідації підприємства.
Для компаній, які припиняють діяльність, кадровий архів є одним із ключових блоків роботи.
Архів при ліквідації підприємства
Під час ліквідації ТОВ або іншої юридичної особи потрібно правильно впорядкувати документи, визначити строки зберігання, підготувати кадрові та інші документи, а також забезпечити їх передачу відповідно до вимог процедури.
Ми допомагаємо:
• сформувати перелік документів;
• перевірити кадровий архів;
• впорядкувати бухгалтерські документи;
• підготувати описи справ;
• визначити документи тривалого зберігання;
• організувати передачу документів;
• супроводити юридичні питання ліквідації.
Це важливо, щоб ліквідація не зупинилася через проблеми з документами.
Електронний архів документів
Електронний архів потрібен компаніям, які хочуть швидко знаходити документи, зменшити залежність від паперового архіву і мати цифрові копії важливих матеріалів.
Ми допомагаємо організувати:
• сканування документів;
• структуру електронних папок;
• правила найменування файлів;
• доступ для відповідальних осіб;
• реєстр документів;
• резервне зберігання;
• поєднання паперового й електронного архіву.
Електронний архів не завжди замінює паперовий оригінал, але суттєво полегшує роботу бізнесу.
Конфіденційне знищення документів
Не всі документи потрібно зберігати постійно. Частину документів після завершення строків зберігання можна знищити, але це потрібно робити правильно.
Ми допомагаємо:
• визначити документи, які можна знищити;
• перевірити строки зберігання;
• підготувати акт знищення документів;
• організувати конфіденційне знищення;
• зменшити ризик витоку інформації;
• впорядкувати архів після вилучення зайвих документів.
Небезпечно просто викидати документи. Частина з них може містити персональні дані, комерційну таємницю або фінансову інформацію.
Які документи можна впорядкувати
Ми можемо працювати з різними категоріями документів:
• бухгалтерські документи;
• первинні документи;
• договори;
• акти;
• рахунки;
• накладні;
• кадрові документи;
• накази;
• протоколи;
• корпоративні документи;
• судові матеріали;
• документи щодо нерухомості;
• документи щодо працівників;
• архів ліквідованої компанії;
• документи, які потрібно передати на зберігання.
Що входить у послугу
- Первинна консультація
Визначаємо, які документи є, який обсяг архіву, яка мета: зберігання, перевірка, ліквідація, передача або впорядкування. - Оцінка стану документів
Аналізуємо, як документи зберігаються зараз, які категорії є, що потрібно впорядкувати першочергово. - Формування плану архівної роботи
Визначаємо етапи: сортування, опис, номенклатура справ, архівна обробка, сканування, передача або знищення. - Упорядкування документів
Формуємо справи, групуємо документи, готуємо описи, реєстри, акти та внутрішні документи. - Організація зберігання
Допомагаємо підготувати документи до офісного, позаофісного або відповідального зберігання. - Подальший супровід
За потреби допомагаємо вести архів надалі, шукати документи, оновлювати номенклатуру справ або готувати архів до перевірки.
Вартість послуг
Первинна консультація — 4 000 грн.
На консультації ми:
• визначаємо обсяг документів;
• оцінюємо стан архіву;
• пояснюємо, які документи потрібно зберігати;
• визначаємо, що можна впорядкувати або знищити;
• пропонуємо формат архівної роботи;
• формуємо попередній план дій.
Повна вартість залежить від кількості документів, періоду, виду архіву, потреби в описах, номенклатурі справ, скануванні, передачі на зберігання або конфіденційному знищенні.
Чому обирають «Юдей»
• Юридичний підхід до архіву — ми дивимося на документи як на доказову базу бізнесу.
• Комплексність — архів, бухгалтерія, кадрові документи, корпоративні документи, ліквідація, перевірки.
• Практичність — створюємо систему, у якій документи реально можна знайти.
• Конфіденційність — працюємо з документами, які можуть містити персональні дані, фінансову інформацію та комерційну таємницю.
• Дистанційна організація процесу — частину етапів можна погодити онлайн, а фізичну роботу організувати за домовленістю.
Як почати роботу
Надішліть короткий опис:
• який обсяг документів;
• за який період;
• які типи документів потрібно впорядкувати;
• де вони зараз зберігаються;
• чи потрібне зберігання, сканування, ліквідація або знищення;
• чи є термінова перевірка, аудит або ліквідація компанії.
Після первинної оцінки ми запропонуємо формат роботи: консультація, архівна обробка, організація архіву, електронний архів, підготовка до зберігання або повний супровід.
Запишіться на консультацію. Ми допоможемо впорядкувати документи, організувати архів і зменшити ризик втрати важливої інформації для бізнесу.
Часті питання
Що таке архівні послуги для бізнесу?
Це впорядкування, систематизація, опис, зберігання, сканування, підготовка до передачі або знищення документів підприємства.
Чи можна передати документи на зберігання?
Так. Ми можемо допомогти підготувати документи до відповідального або позаофісного зберігання та організувати процес передачі.
Чи допомагаєте з кадровими документами?
Так. Кадрові документи — один із важливих блоків архіву, особливо при ліквідації підприємства або перевірці.
Чи можна створити електронний архів?
Так. Ми можемо допомогти організувати сканування, структуру папок, реєстр документів і правила доступу до електронних копій.
Чи можна знищити старі документи?
Можна, але лише після перевірки строків зберігання та оформлення відповідних документів. Просте викидання документів створює ризики.
Чи потрібна номенклатура справ?
Так, якщо компанія хоче мати системне діловодство і зрозумілий порядок формування та зберігання документів.
Чи підходить послуга для ліквідації ТОВ?
Так. При ліквідації важливо правильно підготувати кадрові, бухгалтерські та інші документи до зберігання або передачі.