Поняття талона визначає розділ 3 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої спільним наказом Міненергетики, Мінекономіки, Мінтрансу, Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155 (далі — Інструкція № 281). Таким чином, талон - документ, який можна придбати за відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника отримати на АЗС фіксований об’єм нафтопродукту певного найменування і марки.
Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. Визначними елементами талона є його серійний та порядковий номери.
Порядок використання та видачі паливних карток компанія координує з продавцями палива на основі договору.
Як документувати придбання талонів і карток
Талон є документом, котрий підтверджує право його власника отримати пальне на АЗС. Так само заправку автомобіля можна здійснити з використанням паливних карток. Проте факт придбання пального має бути підтверджений окремим первинним документом. Зазвичай роль такого документа відіграє видаткова накладна.
Оприбутковувати пальне можна й на підставі будь-якого іншого документа, реквізити якого відповідають вимогам статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.
Видаткову накладну чи інший первинний документ, який виконує такі функції, продавець надає покупцю паралельно з виданням паливної картки або талона. Відзначуючи діючу практику оформлення договорів з великими постачальниками пального, дата видачі такого первинного документа, як правило, зафіксовує й перехід права власності на пальне до покупця. Право на отримання паливної картки або талона конкретною особою - представником підприємства-покупця (наприклад, водієм) підтверджуватиме довіреність, письмовий договір тощо (п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).
Як обліковувати отримання пального за талонами та картками
Попри те що фірма, одержуючи талон або паливну картку, фактично ще не отримує пального, вартість останнього відзначають на балансі підприємства, адже на АЗС таке пальне знаходиться лише на зберіганні, до часу поки підприємство не вирішить його забрати.
Слід звернути увагу, що підставою для оприбуткування пального на баланс підприємства буде видаткова накладна або інший первинний документ, а не талон чи паливна картка.
Вартість придбаного за талонами або паливною карткою пального підприємство відображає на субрахунку 203 «Паливо». У цілях аналітичного обліку можна виділяти вартість пального, яке перебуває на АЗС, у баках автомобілів тощо.
Списання ціни палива на витрати відбуватиметься лише за умови його фактичного використання, що підтверджуватимуть первинні документи (наприклад, подорожні листи).
Що робити, якщо сплив строк дії талонів
Якщо термін дії талонів вийшов, існує два варіанти дій:
- обмін старих талонів на нові (з доплатою — якщо ціна зросла). Це можна зробити за домовленістю з постачальником;
- списати талони з балансу підприємства на підставі інвентаризаційної відомості та протоколу інвентаризаційної комісії, що затвердив керівник підприємства.
Списання талонів відобразіть в обліку проведенням: Д-т 949 «Інші витрати операційної діяльності» — К-т 203/Талони «Паливо». Також маєте відкоригувати податковий кредит за пунктом 198.5 ПК, адже талони не використали у госпдіяльності підприємства. Тому нарахуйте компенсувальні зобов’язання з ПДВ.