Details

Category: Статті

Published: 28 June 2025

Hits: 96

Оформлення іноземця на роботу в Україні – це завжди два процеси одночасно:

1. отримати дозвіл на застосування праці іноземця для роботодавця;

2. оформити іноземцю право перебування в Україні (як правило – тимчасову посвідку на проживання на підставі працевлаштування).

Помилка в одному з цих елементів = штрафи для бізнесу, скасування посвідки, депортація та заборона на в’їзд.

Нижче – покроково й просто, як діяти підприємцю та які питання закриває юридичний супровід.

---

Основні правила працевлаштування іноземців

Для більшості іноземців діє базове правило:
роботодавець має право застосовувати працю іноземця тільки за наявності дозволу на застосування праці, який видає територіальний орган служби зайнятості.

Важливі моменти:

• дозвіл видається під конкретного роботодавця, посаду й строк;

• без дозволу іноземець може працювати лише у вузьких винятках (постійне проживання, статус біженця тощо);

• спочатку оформлюється дозвіл на працю, потім – тимчасова посвідка на проживання для іноземця на підставі роботи.

---

Коли дозвіл потрібен, а коли – ні

Дозвіл ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, якщо:

• іноземець приїжджає в Україну спеціально для роботи за трудовим договором;

• це найманий працівник або гіг-працівник у ТОВ, ФОП, представництві іноземної компанії;

• іноземець відряджений іноземною компанією, але фактично працює в українського роботодавця.

Дозвіл НЕ ПОТРІБЕН, якщо іноземець:

• має посвідку на постійне проживання в Україні;

• отримав статус біженця чи додатковий захист;

• деякі інші категорії, прямо перелічені в законі (іноземні журналісти, дипломати тощо).

Але навіть у цих випадках роботодавцю потрібне коректне кадрове та податкове оформлення.

---

Покрокова інструкція: як оформити іноземця на роботу

Крок 1. Визначити категорію іноземця

Спочатку з’ясовуємо:

• чи є в нього вже посвідка на проживання (тимчасова/постійна);

• яким буде формат співпраці: найманий працівник, гіг-контракт, відряджений спеціаліст, внутрішньокорпоративний цесіонарій тощо.

Від цього залежить набір документів і строк дозволу.

---

Крок 2. Підготувати пакет документів для дозволу

Роботодавець подає до регіонального центру зайнятості, як правило:

• заяву за затвердженою формою;

• копію паспорта іноземця з нотаріальним перекладом українською;

• кольорову фотокартку 3,5×4,5 см;

• проект трудового договору/контракту з іноземцем, засвідчений роботодавцем;

• для окремих категорій – додаткові документи (лист від іноземного роботодавця, підтвердження навчання, підтвердження статусу тощо);

• документ про оплату державної плати за дозвіл.

На практиці найбільше відмов – через формальні помилки в пакеті документів.

---

Крок 3. Подати документи до центру зайнятості

Подання можливе:

• особисто або через представника за довіреністю;

• у багатьох регіонах – також електронно через відповідні сервіси.

Служба зайнятості перевіряє пакет документів і приймає рішення про видачу або відмову в дозволі.

---

Крок 4. Оплата та отримання дозволу

Після позитивного рішення роботодавець:

• сплачує плату за дозвіл (її розмір залежить від строку дозволу – до 6 місяців, до 1 року, до 2, до 3 років і прив’язаний до прожиткового мінімуму);

• отримує оригінал дозволу в центрі зайнятості.

Дозвіл видається на строк дії трудового договору, але не більше ніж на 1–3 роки (залежно від категорії іноземця), з можливістю продовження.

---

Крок 5. Укласти трудовий договір з іноземцем

Після видачі дозволу роботодавець зобов’язаний:

• укласти трудовий договір/контракт з іноземцем не пізніше граничного строку, встановленого законодавством (як правило – до 90 днів з дати видачі дозволу);

• подати завірену копію договору до центру зайнятості у визначений строк.

Якщо договір не укладено або не подано, дозвіл можуть скасувати.

---

Крок 6. Оформити тимчасову посвідку на проживання

Отриманий дозвіл – це підстава для іноземця:

• звернутися до ДМС / ЦНАП за оформленням тимчасової посвідки на проживання в Україні на підставі працевлаштування;

• після отримання посвідки іноземець може легально жити й працювати в Україні протягом строку її дії.

Без посвідки іноземець буде обмежений строками візи/безвізу, що створює ризики перебування понад дозволений строк та депортації.

---

Крок 7. Кадровий та податковий облік

Після завершення міграційних процедур:

• іноземця оформляють як звичайного працівника (наказ, особова картка, табель, трудовий договір тощо);

• роботодавець нараховує й сплачує ПДФО, військовий збір, ЄСВ із зарплати іноземця – за загальними правилами для доходів фізичних осіб;

• у разі наявності конвенцій про уникнення подвійного оподаткування – аналізується податковий статус іноземця (резидент/нерезидент) та застосування міжнародного договору.

---

Вартість та строк дії дозволу

Размер плати за дозвіл залежить від строку його дії і виражається у кратних прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня відповідного року.

Типово:

• до 6 місяців;

• до 1 року;

• до 2 років;

• до 3 років (для окремих категорій).

Кожне продовження також оплачується за окремими ставками.

У зв’язку з регулярними змінами прожиткового мінімуму та підзаконних актів точні суми варто розраховувати під конкретну дату.

---

Відповідальність за роботу іноземця без дозволу

Якщо іноземець працює без належного дозволу або з порушенням умов (не та посада, інший роботодавець тощо), роботодавцю загрожує:

• значні штрафи (десятки тисяч гривень за кожного працівника);

• можливість повторних штрафів у разі повторного порушення;

• претензії ДПС, Держпраці, міграційної служби;

• для іноземця – скорочення строку перебування, депортація та заборона на в’їзд.

Окремий ризик – коли дозвіл формально є, але договір не укладений або не поданий до центру зайнятості, чи іноземець фактично працює на інших умовах.

---

Податки й зарплата іноземного працівника

Для більшості іноземців, які працюють за трудовим договором в Україні, діють ті ж правила оподаткування, що й для українців:

• ПДФО із зарплати – за базовою ставкою;

• військовий збір – за ставкою, встановленою ПКУ (станом на 2025 рік для зарплатних доходів – підвищена ставка 5%);

• ЄСВ 22% – за рахунок роботодавця (не менше мінімального страхового внеску).

При цьому:

• можливі нюанси застосування конвенцій про уникнення подвійного оподаткування;

• іноді вигідніше будувати структуру «іноземна компанія + українська юрособа» з правильним розподілом функцій і доходів – це вже зона податкового планування, а не просто «оформити працівника».

---

Як працює Юридична компанія «Юдей» з оформленням іноземців

Ми пропонуємо комплексний супровід «під ключ»:

1. Аналіз ситуації
   Формат роботи, країна походження, чи є інші підстави для перебування, цілі бізнесу (разовий контракт чи довгостроковий проект).

2. План легалізації
   Обираємо оптимальну схему: дозвіл + тимчасова посвідка, чи інші варіанти, якщо вони доступні.

3. Пакет документів і подання
   Готуємо повний пакет, вносимо правки в трудовий договір/контракт, подаємо документи до центру зайнятості, супроводжуємо до отримання дозволу.

4. Посвідка на проживання
   Допомагаємо іноземцю отримати тимчасову посвідку на проживання, супроводжуємо комунікацію з ДМС.

5. Кадрові та податкові налаштування
   Узгоджуємо з бухгалтерією, як коректно відображати зарплату, податки, звітність; даємо рекомендації щодо структури виплат і ризиків.

Вартість детальної консультації з аналізом вашої ситуації – 4 000 грн.
Повний супровід з оформлення дозволу на працю для одного іноземця в преміум-сегменті – орієнтовно від 25 000–40 000 грн + офіційні платежі.
Комплекс «дозвіл + посвідка на проживання» – за індивідуальним розрахунком залежно від країни, строків та кількості працівників.

---

FAQ: часті запитання підприємців

Чи може іноземець працювати без дозволу, якщо вже має посвідку на проживання?

Якщо це посвідка на постійне проживання – так, дозвіл, як правило, не потрібен. Якщо тимчасова посвідка на інших підставах (навчання, возз’єднання сім’ї, волонтерство тощо) – у більшості випадків дозвіл на працю все одно потрібен.

---

Хто повинен оформляти дозвіл – роботодавець чи сам іноземець?

Дозвіл оформляє роботодавець або його представник за довіреністю. Іноземець самостійно не може отримати дозвіл без українського роботодавця.

---

На який строк видається дозвіл?

Строк залежить від категорії іноземця та умов договору, але зазвичай – від 6 місяців до 3 років з можливістю продовження.

---

Чи може іноземець працювати у двох компаніях одночасно?

Загальне правило – окремий дозвіл на кожного роботодавця й посаду. Є вузькі винятки (сумісництво, окремі спеціальні категорії), але їх потрібно аналізувати точково по законодавству.

---

Що буде, якщо іноземець почав працювати до отримання дозволу?

Фактично це вважається нелегальним працевлаштуванням: для роботодавця – штрафи, для іноземця – ризик скорочення строку перебування, відмови в посвідці чи депортації.

---

Чи можна все оформити дистанційно?

Більшість дій можна зробити через представника за довіреністю: підготовка та подання документів, отримання дозволу, супровід у службі зайнятості. Присутність іноземця потрібна переважно на етапі отримання посвідки та біометрії.